Her kommer et nytt initiativ: Månedlig hilsen fra kontoret! På starten av hver måned vil vi sende ut en uformell hilsen på e-post, og vi publiserer den på nettsiden. Den vil inneholde litt om arbeidshverdagen generelt, hva vi har drevet med måneden som har vært, og hvilke planer vi har for måneden som kommer. Vi vil også inkludere viktige datoer, og kanskje det kommer noen visdomsord. Tanken er å gi et bedre innblikk i arbeidshverdagen vår, da vi ønsker å være åpne og transparente i jobbene våre. Vi kommer nok ikke til å ta med hver eneste detalj, men i alle fall de store tingene. Husk at det er lav terskel for å komme med spørsmål og innspill til oss, eller om du bare vil slå av en prat. Vår digitale dør står alltid åpen! 🙂
Månedens sitat
“Never doubt that a small group of thoughtful, committed citizens can change the world; indeed, it’s the only thing that ever has.”
– Margaret Mead
Arbeidshverdagen generelt
Mia har siden februar hatt hjemmekontor i Indonesia, noe som har fungert meget bra. Hun kommer tilbake til Norge i august. Vi er flinke til å opprettholde et godt arbeidsmiljø selv om vi er på hver vår side av kloden. Hver mandag har vi mandagsmøte hvor vi snakker om uka som har vært og uka som kommer, pluss alt annet. Det er viktig for oss at det ikke bare blir et klinisk jobbmøte, men at vi også fortsetter å kontinuerlig bygge en god relasjon. Vi setter derfor av god tid til disse møtene, sånn at vi også rekker å skravle om løst og fast. Det har vært mange fine og morsomme samtaler. Veldig gøy når Mia forteller om å være så solbrent at hun ikke kan sitte, samtidig som Martha forteller at hun har kjørt seg fast på gårdsplassen fordi det kom 40 cm snø i løpet av natta. Så vi deler av hverdagen vår med hverandre og har blitt godt kjent, som vi tror er noe av grunnen til at vi fungerer så bra uten å sitte i samme rom. Vi kommuniserer så og si daglig, enten på telefon eller chat, og det går på skinner. Vi koser oss sammen på jobb!
Måneden som har vært – April
April var i stor grad preget av Landsmøtet, naturlig nok. Mia sto for alt av organisering i forkant, som kommunikasjon med hotellet, påmelding, lister og så videre. Alt frem til fredagen var Mia, så tok Martha over under selve helga. En god arbeidsfordeling som vi trolig kommer til å videreføre. Vi har begge bistått Sentralstyret med sakspapirer. Saken om avvikling av det fysiske kontoret kom opprinnelig fra oss, så der var det naturlig at vi skrev sakspapirene og gjorde kostnadsutredningen.
Hovedfokuset til Martha har vært å avslutte regnskapet for 2023 og få gjort klart regnskap og balanse til Landsmøtet, i samarbeid med regnskapsfører og revisor. I mangel på økonomiansvarlig har disse oppgavene falt på Martha, men det har gått fint. Vi har jo vært uten økonomiansvarlig siden i fjor, så den bratte læringskurven har begynt å jevne seg ut nå. Vi vil rette en enorm takk til Knut Berge, tidligere økonomiansvarlig og nåværende leder av Ressurskomiteen. Han har lånt bort hodet sitt til både oppsett av budsjett, rare regnskapsspørsmål og generell drodling. Vi har også en helt fantastisk både regnskapsfører og revisor, så en gigantisk takk til Jeyakanthy Surendra og Hanne Cathrine Strømberg. Organisasjonen må virkelig være klar over hvor heldige vi er som har akkurat de to. Når vi snakker om programmer, delegasjonsavgift, BEAM, effektpakker, lengde på Youth Meeting, eller andre interne ting som de fleste utafor ikke skjønner – de skjønner. Vi trenger ikke å bruke tid på å forklare hva ting er, de er godt inne i stammespråket vårt. To superhelter.
Utenom Landsmøtet har det være mye administrativt som visumbrev, myCISV-support, oppdatering av info-files m.m. Å samle inn delegasjonsoversikter og størrelser er noe som har tatt tid, men det vil det uansett gjøre. Vi jobber med å lage rutiner og systemer som vil gjøre det enklere fremover, både for dere og oss. Det viktigste bør være at det er enkelt og tilgjengelig for dere, slik at dere som frivillige ikke får mer jobb enn nødvendig. Det skader ikke om det går mer radig for oss heller, men vi tåler det. Martha er godt i gang med å sende ut effektpakker til alle lagene, og nå som de siste størrelsene er i boks er det øyeblikkelig klart for å legge ut resten til salg i nettbutikken.
Martha representerte CISV på Barne- og Ungdomstinget 2024, som er som LNUs landsmøte. Hun var også i redaksjonskomiteen for arbeidsprogrammet, men det ble ikke behov for det. Det var et fint møte, og det var hyggelig å bli kjent med andre organisasjoner som deltok. Ønsket om flere arenaer for å mingle med de andre medlemmene har blitt ytret til LNU, for det er noe vi alle kan ha stor glede av.
Mandag 29. april fikk vi en ganske kryptisk frokostinvitasjon fra LNU til dagen etter. De kunne ikke si mye, men hintet om at det muligens ville komme noen spennende folk. Nysgjerrigheten ble for stor, så Martha tok 6-toget inn for å få med seg frokosten. En stor andel av medlemmene var samlet hos LNU, og spenningen i rommet var stor. LNU skuffet ikke: Inn kom Kultur- og likestillingsminister Lubna Jaffery og Åslaug Sem-Jacobsen fra Familie- og kulturkomiteen, og de kunne gladelig avsløre at det i statsbudsjettet er innvilget 20 millioner ekstra til Frifond. Jubelen var stor, og det var absolutt verdt turen!
Vi har begge hatt medarbeideramtaler i april, Mia med Martha og Martha med Styreleder Håkon. Vi har deltatt på to styremøter med Sentralstyret.
Måneden som kommer – Mai
I mai vil det naturligvis bli noe etterarbeid fra Landsmøtet, som protokoll, referat og fakturering. Vi skal jo også avholde et ekstraordinært Landsmøte etter hvert, så vi vil bistå Sentralstyret med forberedelser til det. Som følge av Landsmøtet er det satt opp samarbeidsmøte med Sentralstyret og Risk Management-komiteen, her vil Martha også delta. Mia jobber med diverse artikler til nettsiden, så det er bare å følge med fremover. Noe du synes burde vært der? Kom gjerne med innspill! Vi er begge to “techsupport” på hver våre felter – Mia har kontroll på myCISV og e-post-lister, Martha på Office 365. Sistnevnte har ikke offisielt blitt rullet ut helt enda, men vi har begynt så smått. Risk Management og LRM-ene har tatt det i bruk, og et par lag vil straks få tilgang og blir litt prøvekaniner. Mia sitter for tiden og samler inn alle delegasjonsoversikter fra lagene og samler all infoen til ett dokument, slik at det blir enklere å bruke for både oss og LRM-ene. Vi sendte ut en ny mal for delegasjonsoversikter, men dessverre er det flere lag som heller har benyttet den gamle. Dette skaper en del ekstra arbeid, så vi håper at alle fra neste år benytter malen vi ber om.
Ellers blir det de vanlige “admintingene”, som visumbrev, godkjenne bilag, faktureringsoversikt, med mer, samt delta på Sentralstyremøter. Vi skal også ha en ny ringerunde med fylkeslagene i løpet av mai. Det er noen fridager i mai, og de skal vi nyte, men ellers er vi begge på jobb hver dag.
Viktige datoer
- Frist for å sende inn komplett delegasjonsoversikt: 27. mai
Dersom noen mangler en delegat eller to vil vi gjerne ha den allikevel, så vi kan få lagt inn resten.
Husk at det alltid er lav terskel for å ta kontakt med oss! Vi er her for at din jobb som frivillig skal være morsom, enkel og givende. Bruk oss gjerne!
Vi ønsker dere en super mai, og gratulerer med nasjonaldagen!
Stor CISV-klem fra Mia og Martha!
