Ofte stilte spørsmål om søknad, innmelding og myCISV

• Rollen går hovedsaklig ut på å følge opp deltakere på internasjonale leirer for laget deres i myCISV-systemet og tildele frivillige relevante roller basert på leir/programdeltagelse. 
• Det er koordinatoren sitt ansvar å legge til deltakere på programsiden i myCISV
• myCISV vil fra 2022 brukes til all dokumentasjon opp mot leir og skjemaer (pre-camp, internasjonale skjemaer osv.), og rollen er helt nødvendig for informasjonsflyt.
• Hvis en frivillig finner ut av at de har feil rolle i myCISV i forbindelse med en leir, så er prosedyren at man tar kontakt med sin lokale myCISV-koordinator i laget sitt.
• Forklaring på rollen som myCISV-koordinator (CISV International)

Den lokale myCISV-koordinatoren skal tildele ulike roller, slik at de riktige personene får de riktige rettighetene og tilgang til informasjon. Her er de viktigste rollene:

• • “Camp Director” – Leirleder, som må tildeles denne rollen av myCISV-koordinatoren. Har tilgang til alle skjemaer. Kan endre og legge til informasjon i Precamp 1 og 2. 
  • “Staff” – stabsmedlemmer. Har tilgang til alle skjemaer til programmets deltakere, inkludert helseskjemaer og juridiske skjema. Kan endre og legge til informasjon i precamp 1 og 2.

• Dersom man har internasjonal stabsmedlemmer, skriv til mycisv@support.cisv.org med programkode og CISV-ID til den internasjonale stabsmedlemmet som skal legges til.

• “Leader” – delegasjonsledere. Har tilgang til sin delegasjon sine skjemaer, og fyller ut deres reiseinformasjon.
• “Participant” – Deltaker* på leir som har fått innvilget plass. Denne rollen kan selv fylle ut sin egen delegasjonsinformasjon. (Forskjellig fra “individual participant” som reiser uten delegasjon, som JC eller seminarleirdeltaker)
  • NB: Det er viktig at de foresatte til søkere som har fått plass lager seg en myCISV-bruker, slik at de får tilgang til all nødvendig informasjon før leir (som pre-camps, skjemaer og kontaktpersoner i laget/leiren). 

* I myCISV representerer en bruker en person, men man får ikke direkte tilgang selv før man er 16  år. For barn under 16, er brukeren deres tilknyttet en foresatt sin bruker. 

• • “Chapter support” – er en rolle som kan tildeles ressurspersoner i laget som trenger innsyn i deltakeroversikten på leir, men med øvrig begrenset tilgang. 
    • CISV International definerer disse som: Anyone who is at a programme to provide general support (i.e NOT an assigned role such as staff, leader, camp director, participant, junior counsellor or junior staff) should be registered as chapter support.

• “Pre-camp support”  – kontaktperson som vil være synlig for foreldre/deltakere som går inn på programsiden i myCISV, (NB: kun stab/leder har tilgang til helse-informasjon og juridisk skjema). Denne rollen kan endre og legge til informasjon i precamp 1 og 2. 

•  Her finner dere beskrivelse av hvordan fylle inn Precamp 1 og 2 i myCISV.

… Flere roller finnes, men de nevnt ovenfor er de viktigste de lokale myCISV-koordinatorene må forholde seg til for nå.

• ALLE skjemaer til internasjonalt før og etter leir vil nå gå gjennom myCISV digitalt – dermed forventer CISV International og CISV Norge at vi ikke lenger sender skjemaer per e-post. 
  • NB! Man må fortsatt ha med seg en papirkopi av skjemaene for nødstilfeller.
• Eksempel på skjemaer som må fylles ut i myCISV fra nå av er: Delegation and Individual Information Form, Travel Information Form, Health form og Legal form.  
• Målet med bruken av myCISV for alt er å forenkle prosessen med skjemaer og å komme i kontakt med andre CISV-land (NAs), lag (Chapters), og CISV-frivillige!

• Din lokale (“chapter”) myCISV koordinator er hoved kontaktpunkt for spørsmål/problemer angående myCISV – det er de som har de nødvendige tilgangene inne i myCISV systemet til å kunne tillegge deg riktig rolle og se informasjon for program. Hvis du er usikker på hvem din lokal myCISV koordinator er kan du enten søke dette opp inne i myCISV Directory eller spørre lokallaget ditt: https://cisv.no/kontaktfylkeslag/
• Kontoret kan kontaktes hvis du har spørsmål, men husk at i sommerferien så er kontoret stengt og CISV Norge opererer med vaktliste som driftes av frivillige.

NB: Det er CISV International som hovedsakelig bør kontaktes ved spørsmål/problemer med tekniske problemer med MyCISV på e-post, på engelsk: mycisv@support.cisv.org eller direkte i skjema nederst på denne siden.

Programmet vårt dukker ikke opp i myCISV/jeg finner det ikke!

Det først man kan sjekke er når dere i søkefeltet legger inn programkoden V-2022-XX fks er det veldig viktig at dere passer på at det er de eksakte tegnene som limes inn (uten “space”/mellomrom etter eller før fks for da vil ikke programmet dukke opp).

Det andre man gjør er å kontakte sin myCISV koordinator for å høre om de har lagt dere til som deltaker/stab/leder eller annen rolle på programmet så dere har tilgang.

Hvis dere fortsatt ikke finner programmet dere skal arrangere/sende til så ta kontakt med kontoret for å sjekke om deres lag ikke enda har blitt lagt til programmet.

Vi får ikke til å legge til deltakere eller andre roller (som stab/ledere osv) til programmet!

Det første viktige steget dere kan ta for å sjekke om noen har myCISV bruker er å søke opp personen ved navn i søkerfeltet øverst inne i myCISV (IKKE copy/paste av deres epost/navn, dette liker ikke systemet, skriv det heller inn i søkerfeltet). For å søke i myCISV må du også være logget inn i myCISV med din bruker.

Hvis personen ikke dukker opp her må de bes om å lage seg en bruker på https://mycisv.cisv.org/.

Det andre viktige steget er som sagt å passe på at personer du prøver å legge til på et program søkes opp etter navn (og ikke epost) i “Add name” søkerfeltet når du legger til deltakere på et program eller til en delegasjon/enkeltinvitasjon.

Vi er sent ute med å legge til stab og ledere – hvem har da ansvar for oppfølging av forms?

myCISV koordinatoren i laget ditt er ressurspersonen for dette, “pre camp contact” rollen kan også brukes.

Hvem kan fjerne deltakere fra programmet hvis de trekker seg (så de ikke lenger har tilgang til informasjon)? 

Dette gjøres av din lokale myCISV koordinator.

Hva er forskjellen på lokal (chapter) myCISV koordinator og nasjonal myCISV koordinator? 

Nasjonal myCISV koordinator er kontoret til CISV Norge, de tar hånd om å legge lagene til de ulike programmene de har fått invitasjon til (enten som delegasjon eller enkelt invitasjoner). Deretter er det opp til lokal (chapter) myCISV koordinator i hvert lag å legge til deltakerne på de ulike programmene som dukker opp for laget i myCISV. 

myCISV koordinatoren kan bare legge til deltakere og roller til medlemmer fra sitt lag – dermed er det veldig viktig at alle har oppgitt riktig lag når de lager myCISV brukeren sin og at de holder denne oppdatert – hvis stab/leder for andre lag skal bli lagt til et program i myCISV så må deres respektive lag/lokale myCISV koordinator gjøre dette. (For internasjonal stab så må CISV internasjonalt kontaktes direkte for å legge disse til ulike program).

Kontoret er bindeledd mellom de lokale myCISV-koordinatorene (“myCISV Chapter Coordinator”) og CISV International, som er de som administrer myCISV-systemet.

 

Burde enkelt invitasjoner/deltakere (som ikke er med i delegasjoner) tillegges et lokallag (chapter) i myCISV?  

Sendende invitasjoner er ansvaret til lokal (Chapter) myCISV koordinatoren, dermed er det viktig at enkelt invitasjoner blir lagt til et lokallag selv om de ikke er med i en delegasjon så myCISV koordinatoren kan legge til deltakeren til invitasjonen inne i myCISV så de mottar all informasjon om programmet det gjelder.

Trenger jeg som forelder/foresatt å lage myCISV bruker? 

Ja, barn under 16 år må være tilknyttet brukeren til en foresatt. I myCISV så representerer hver bruker en person – dermed må både du og ditt barn (under 16 år) begge lage bruker i myCISV.  Etter at den voksne har laget en bruker så vil du se en funksjon i systemet som heter “legg til et barn”.

Hvordan får vi tilgang til informasjon som sendes i myCISV (fks meldinger fra staben/leirkomiteen til alle deltakere)?

Det finnes en funksjon inne i myCISv som sender en melding til alle deltakere på program. Derfor er det viktig at din epost (“primary email address) inne i din personlige side på myCISV er oppdatert. Meldinger sendt i myCISV vil da kunne videresendes til din personlige epost – selve myCISV brukeren er ikke en innboks/epost selv om den er satt opp følgende epost lingende format: navn.etternavn@no.cisv.org 

Ditt lokallag/leirkomite/stab kan også velge å ha andre kommunikasjonskanaler som epost/telefon.

• • Her er en nyttig lenke med spørsmål og svar om myCISV med steg-for-steg opplæring dokument og forklaringer i hvordan man fyller ut hvert skjema: https://cisv.org/new-mycisv/

• Webinar om hvordan å bruke myCISV (opptak, 1 time og 10 min, Fra minutt 23:00 kommer informasjon om roller, fra 31:00 minutt forklares forms/skjema): https://drive.google.com/file/d/1lDlDfCmoabUMWlsHFkdAhq0jSYF1uwdz/view?usp=sharing 

• • Kortere webinar som forklarere TIFs i myCISV  (opptak, 6 min): https://drive.google.com/file/d/1_ZGHZSfSZt_GqlGup8gtkSZFhUaNW5Le/view?usp=sharing 

• Ofte stilte spørsmål: https://cisv.org/mycisv-faqs/

Hovedsiden: https://mycisv.cisv.org

CISV Norge vil ikke arrangere noen leirer eller sende noen delegasjoner med mindre vi kan stå inne for at det er trygt. Flere forhold enn vaksine vil være med i vurderingen av om det er trygt

Vi følger råd fra nasjonale og internasjonale helsemyndigheter for å vurdere hva som er forsvarlig, og samarbeider med LNU (Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner) og Frivillighet Norge for råd og veiledning for gjennomføring av arrangementer.

Over lange perioder av pandemien har det vært vurdert forsvarlig med større arrangementer, f. eks. opp til 200 mennesker, så fremt visse tiltak er på plass. Vi vil bare gjennomføre arrangementer som er i tråd med myndighetenes anbefalinger.

Helsemyndighetene har videre signalisert at barn ikke vil prioriteres først i et eventuelt vaksineringsprogram. Uansett er vi beredte på å ta i bruk alle nødvendige tiltak for å gjennomføre et trygt arrangement, i tråd med nasjonale retningslinjer.

I 2022 vil CISV Norge tilby normal aktivitet – både for barn som deltagere og ungdom/voksne som ledere – i samarbeid med våre europeiske søsterorganisasjoner, selvfølgelig med gode smittevernstiltak. Programmene våre har det siste gjennomgått en oppdatering, og du kan se fullstendig oversikt over det kommende tilbudet og tilhørende alderskrav her: https://cisv.no/2021/09/01/nye-regler-for-alder-pa-leir-2/. Der står det også om de unntakene som gjelder for 2022.

Først og fremst vil du få beskjed så tidlig som mulig om dette, sendt til søkers kontaktinformasjon (oppgitt i søknaden/medlemssystemet).

Vi ber alle om ikke å bestille noen reiser før dere får beskjed om dette fra CISV Norge eller fylkeslaget ditt, som du søker til.  Ved bestilling av billetter vil du også få mer informasjon om eventuell refusjonsordning.

Hvis programmet du har søkt på eller fått plass på ikke lenger er mulig å gjennomføre, og ingen gode alternativer er mulige, vil det dessverre ikke bli noe arrangement.

Vi vet mange ønsker og har behov for å være del av et CISV-fellesskap og -møteplass. Om ditt CISV-program ikke lar seg gjennomføre i 2022 – verken europeisk eller nasjonalt, vil vi anbefale alle lag til å holde mindre, lokale arrangementer, og oppfordre alle til å delta på denne CISV-opplevelsen i stedet. Se forslag til mindre arrangementer her.

Vi samarbeider tett med flere organisasjoner, ikke minst LNU (Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner) og CISV internasjonalt, om hvilke aktiviteter og rammer som både er trygge og morsomme å delta på. I tillegg har vi, og organisasjoner vi samarbeider med, gjennom 2020 og 2021 fått erfaring med (mindre) arrangementer med smittevernvennlige aktiviteter.

Om det så innebærer at man må være i mindre, faste grupper, være ute, holde avstand, eller andre tiltak, er det fortsatt mange øvelser, leker, sanger, diskusjoner og mye annet som vil være mulig å gjennomføre.

Det vil bli gitt konkrete veiledninger til våre ledere på programmene, og de vil få opplæring i dette i forkant. Våre frivillige er motiverte og jobber hardt og kreativt for å finne gode løsninger.