Referat medlemsmøte torsdag 30. april 2020
Ingrid:
Hei alle sammen,
Velkommen til medlemsmøte for CISV Norge. Jeg vet fra påmeldingen at vi har stor variasjon i medlemmene som er med nå i kveld, både i alder og fartstid i organisasjonen.
Derfor tenkte jeg at jeg skal starte møtet med å forklare litt hvordan møtet skal foregår, hvem det er som skal snakke og litt hva vi skal snakke om.
Vi har ikke satt et sluttidspunkt for møtet, men det blir maks to timer. Og vi tror det kommer til å gå litt fortere enn det.
Jeg heter Ingrid Louise Grøntvedt og jeg er daglig leder av CISV Norge. Jeg skal lede dette møtet og være ordstyrer. Så hvis dere har noen spørsmål underveis så er det fint om dere sender dem til meg direkte i chatten her på WebEx, eller på en e-post til norway@cisv.org. Det er også fint om alle kan holde seg selv på mute og skru av video under møtet slik at vi får best mulig forbindelse.
Møtet kommer til å foregå på den måten at vi først kommer til å få innlegg fra 3 av medlemmene i sentralstyret. I sine innlegg skal de svare på de spørsmålene vi har fått inn i forkant av møtet.
Knut vil snakke litt om hvordan corona har påvirket CISV Norge og CISV internasjonalt økonomisk.
Eirin kommer til å snakke om hvordan dette har påvirket programmene våre, og hva vi vet vil skje fremover.
Og Kristina skal snakke litt mer om den internasjonalt delen av organisasjonen og hvordan hele prosessen ble, under håndtering av korona epidemien.
Etter det vil vi åpne for flere spørsmål. Det er altså lov å skrive spørsmål underveis, men vi vil ikke ta opp spørsmålene før etter de tre innleggene. Hvis dere vil stille spørsmål så send dem direkte til meg i chatten, eller på e-post til meg på norway@cisv.org. Så skal jeg lese dem opp etter innleggene.
Før vi starter med innleggene skal jeg gi dere en kjapp innføring i hvordan CISV Norge er bygget opp og bittelitt om den internasjonale delen av organisasjonen. Slik at vi alle er “on the same page”.
Jeg er som sagt daglig leder, og jeg er en av de to ansatte på kontoret. På kontoret har vi meg, og Hodan Gulaid som er ansatt som organisasjonsrådgiver. Vi to jobber begge i 100% stillinger, men det finnes ingen andre ansatte på kontoret enn oss to.
CISV Norge driftes nemlig stort sett kun av frivillige krefter. Og det samme kan sies for moderorganisasjonen vår, CISV Internasjonalt.
Det er Landsmøtet til CISV Norge som er det øverste organet, det holdes en gang i året og der kan alle medlemmer i CISV Norge delta, og være med og bestemme retningen vår organisasjon skal ta.
De som leder CISV Norge på en daglig basis mellom landsmøtene våre er Sentralstyret.
Sentralstyret består av 5 personer:
Styreleder, Alexander Holst
Nestleder, Oda Longvanes
Økonomiansvarlig Knut Berge
Programansvarlig Eirin Berge og
Utviklingsansvarlig Kristina Moshuus.
I norge har vi per i dag 14 fylkeslag, basert på de gamle fylkesgrensene, og 9 lokallag.
Som jeg sa så er strukturen i CISV Norge ganske lik strukturen i CISV internasjonalt. CISV Internasjonalt består av ca 70 medlemsland, der CISV Norge er ett av dem. CISV Internasjonalt styres av Governing Board, deres versjon av Sentralstyret, Governing Board består av 9 personer fra de ulike medlemslandene. Vi har også et internasjonalt kontor, International office, der det er 15 personer som jobber, men ikke alle jobber fulltid.
Knut:
Hei, mitt navn er Knut og jeg er økonomiansvarlig i CISV Norge.
Jeg skal snakke om hvordan COVID-19 har påvirket den økonomiske delen av CISV.
Jeg skal begynne med å se på kort sikt og så forsøke å si litt om hvordan det på litt lengre sikt vil se ut.
Da begynner jeg med 2020.
Da det ble vedtatt at alle CISV sine programmer for påsken 2020 og litt senere at alle sommerens programmer dessverre måtte avlyses førte det til spørsmål, blant de av oss som er litt opptatt av økonomi, om hva som ville skje med f. eks. kjøpte flybilletter, delegasjonsavgifter og andre kostnader.
Den største kostnaden for de som deltar på leir er deltakeravgift og billetter.
Påskens programmer
- De som har betalt inn deltakeravgift får denne refundert i sin helhet.
- CISV Norge dekker administrasjonsavgift på 25 pund per deltaker til CISV Internasjonalt.
- For påskens programmer blir alle reisekostnader som ikke dekkes av flyselskap eller privat reiseforsikring, dekket av CISV sin internasjonale reiseforsikring i Intana som dekker ikke-refunderbare kostnader inntil 1000 pund per person. Forsikringen er bygd opp slik at de som har hatt kostnaden selv må søke selv til Intana. https://cisv.org/resources/risk-management-travel-insurance/travel-insurance/
Sommerens programmer
- De som har betalt inn deltakeravgift får denne refundert i sin helhet.
- CISV Norge dekker administrasjonsavgift på 25 pund per deltaker til CISV Internasjonalt.
- Her vil ikke CISV sin internasjonale forsikring kunne benyttes. Dersom du ikke får refundert fra flyselskap eller privat forsikring dekker CISV Norge denne utgiften.
Programmer vinter 2020/2021
Så vidt vi vet kommer disse programmene til å gå normalt. Situasjonen følges tett og det vil ikke bli arrangert leir dersom det ikke er trygt. Det vil ikke bli sendt ut deltakeravgift før i høst.
Hvordan påvirker dette CISV Norge sin økonomi
Vi estimerer et underskudd på ca. 300 000 kr i 2020 for CISV Norge. Tallene har en viss usikkerhet knyttet til seg. Dette tapet har vi råd til å ta, vi har fri egenkapital å ta av, og det er liten dramatikk knyttet til dette. Vi taper noen inntekter, har noe reduserte utgifter og noen utgifter som går opp. Vi har to ansatte på kontoret vårt. De er begge på jobb som normalt. Her kommer det mer informasjon til landsmøtet 6. juni. Det kommer til å være digitalt. Se mer info på lm.cisv.no.
Forklaring på hvorfor det går greit med CISV Norge og ikke så greit med CISV Internasjonalt og evt noen andre medlemsland.
I CISV Norge baserer vi det meste av driften vår på driftsmidler som vi får fra staten.
Vi har noe som heter nasjonal driftsstøtte, som er hovedkilden vår til inntekt. Vi får nasjonal driftsstøtte på bakgrunn av medlemsmasse under 26 år, og på aktivitet vi har for denne aldersgruppen. Det er nasjonal aktivitet i Norge som teller, ikke de internasjonale programmene vi holder i Norge eller sender deltakere på.
Så har vi også noe som heter internasjonal driftsstøtte, den er ikke like stor som den nasjonale, og denne får vi på bakgrunn av antallet deltakere fra Norge som har vært på leir og registrert seg på myCISV slik at CISV internasjonalt kan dokumentere at de har vært deltakere.
I andre medlemsland, og for CISV internasjonalt, baserer de mye mer av sin driftsinntekt på deltakeravgift fra deltakere på programmer. Derfor blir det veldig vanskelig for dem økonomisk sett når de mister inntektsgrunnlaget sitt.
2021
- Den internasjonale avgiften økes noe da CISV internasjonalt forventer å tape 850 000 kr på COVID-19. De har et behov for å øke inntektene sine.
- Sentralstyret vil anbefale at CISV bruker delegasjonsfondet, som er oppsparte midler fra tidligere års overskudd i delegasjonsregnskapet i år CISV har gått i overskudd, for å hindre at denne økningen fører til økning i den totale deltakeravgiften. Vi bruker av oppsparte midler for å unngå at deltakeravgiften blir for høy i årene framover. Dette er i tråd med vedtektene.
2022
- Først her vil CISV Norge risikere en større reduksjon i sine inntekter, da driftsmidlene våre fra staten som vi skal få utbetalt i 2022 vanligvis baserer seg på aktivitet og medlemstall for 2020. Og slik er det for alle barne- og ungdomsorganisasjoner i Norge.
Det jobbes med å unngå at dette skal få alt for store konsekvenser for barne- og ungdomsorganisasjonene. Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner, en av våre paraplyorganisasjoner, jobber opp mot myndighetene i denne saken. - Hva kan du gjøre for å hjelpe? Du kan betale medlemskontingenten og verve flere medlemmer. Vi hadde 28. april 757 ubetalte medlemskontingenter.
Eirin:
Hei, alle dere! Jeg heter Eirin Berge og er programansvarlig i sentralstyret til CISVNorge. Først og fremst må jeg få si hvor lei meg jeg er for at alle vår- og sommerprogrammene våre ble innstilt. Det skjønner jeg at er fryktelig frustrerende for alle dem som fikk bekreftet plasser og som gledet seg til å få delta, for foreldre som har måttet sette seg inn i en mengde nye begreper og deltatt på møter hist og her, og til alle fylkeslag som har jobbet på med å finne flotte leder- og stabskandidater og delegater til delegasjonene sine. For selv om jeg dessverre ikke har mange konkrete svar å gi i kveld, kan jeg love at hele CISV som organisasjon ønsker at vi skal komme oss opp på beina igjen så fort som mulig, og at vi ønsker å kunne tilby mange spennende og trygge programmer til så mange som mulig.
For å forsøke å besvare spørsmålene som har kommet inn fra dere, kan jeg starte med å fortelle at vi dessverre ikke vil kunne garantere noen av dem som fikk plasser i år, plass til neste år. Dette er blant annet på bakgrunn av det er veldig mange brikker som må falle på plass for å arrangere et program i en organisasjon med mange forskjellige medlemsland. Selvom, som Knut nevnte, at vi som nasjonal organisasjon vil klare oss fint økonomisk gjennom denne krisen, er det ikke sikkert alle andre medlemsland er like heldige. Og dette må tas i betraktning når en skal i gang å arrangere nye programmer, og sende ut nye invitasjoner. I tillegg er det en stor kompleks syklus bestemt flere år i forveien, med hvor mange programmer som arrangeres hvor, og hvem som blir invitert til disse. Beslutningen om hvordan denne syklusen eventuelt blir preget av årets avlysninger, er ennå ikke fattet, og en kan dermed ikke med sikkerhet si hvor neste års leire vil holdes.
Derimot kan jeg med sikkerhet fortelle at det diskuteres internasjonalt i CISV, om hvordan en kan åpne opp for flere plasser neste år, og eventuelle fleksible løsninger for alderskravene til programmene. Vi håper dermed så mange som mulig også vil søke igjen neste år, og håper vi kan tilby som mange som mulig plass, men dette kan vi altså ikke garantere på nåværende tidspunkt. Vi vet at CISV Norge kommer til å åpne sine søknadsskjema for 2021-programmene i slutten av september som vanlig. Og vi vil selvfølgelig holde lokallagene våre oppdatert så fort vi vet noe om alderskrav for 2021-programmene.
Vi har fått inn spørsmål om det blir arrangert nasjonale og/eller lokale leirer i sommer.
Slik vi ser det, vil det ikke være mulig å arrangere nasjonale leirer.
Store leirer med deltakere fra flere steder rundt om i landet er svært ressurskrevende å arrangere, og siden smittesituasjonen er så uavklart som den er så ønsker vi ikke å sette våre frivillige i gang med å planlegge arrangementer som de kanskje må avlyse. Derimot ønsker å oppfordre våre fylkes-og lokallag til å tenke på om de har mulighet til å arrangere noe lokalt. En lokal leir trenger ikke like mye koordinering som noe nasjonalt, og vil derfor også kunne avlyses på kortere varsel hvis det må til. F.eks ved at man mister ledere pga karantene eller lignende.
Dette er riktignok kun mulig om det går inn under myndighetenes retningslinjer! I dag ble dette endret til arrangementer for opptil 50 mennesker, og kun om en kan sørge for at det er 1 meter avstand fra hverandre, hele tiden. Tradisjonelle “leiraktiviteter” vil derfor være vanskelig, mens et dagtreff ute kan være helt supert. Disse retningslinjene kan dog endre seg når som helst. I tillegg er det veldig viktig at slike aktiviteter går via fylkeslag og de lokale risk management koordinatorene, som igjen kan melde det videre til oss. Til de av dere som sitter i styrer i fylkes-og lokallag, så kan vi gå nærmere inn på hvordan denne rapporteringen foregår senere. Men det er viktig at dere som ser på muligheten for å arrangere lokale aktiviteter tidlig tar kontakt med CISV Norge nasjonalt slik at vi kan bistå i planleggingsprosessen. Det er viktig at eventuelle aktiviteter skjer i tråd med myndighetenes retningslinjer, og selv om vi har veldig lyst til å få til noe aktivitet, må vi sette sikkerhet først. Lokallaget må derfor ha avklart aktivitet med CISV Norge før noe igangsettes, slik at vi sikrer at nødvendige sikkerhetsvurderinger og -tiltak er iverksatt.
Dette er viktig fordi det alltid er CISV Norge som er ansvarlig for aktiviteter arrangert i regi av CISV i Norge. Om noen foreldre for eksempel ønsker å initiere til en større lokal CISV-samling, må man derfor huske å avtale dette med fylkeslaget de hører til først. Vi i STS håper jo det vil være mulig å arrangere lokale aktiviteter i sommer, og dere må gjerne ta kontakt om det er noe en lurer på i forbindelse med det 🙂
Om dere har andre spørsmål kan dere stille dem etter det siste innlegget, eller sende meg en e-post når som helst på programme@no.cisv.org
Kristina:
Hei, jeg heter Kristina og er utviklingsansvarlig og Nasjonal Representant for CISV Norge. Dette betyr at jeg representerer CISV Norge på den internasjonale arena i CISV. Jeg vil dermed snakke litt om hvordan prosessen har vært internasjonalt og hvordan dette påvirker oss på nasjonalt og lokalt plan. Jeg ser det har kommet inn flere spørsmål om årets deltagere får reise på leir neste år istedenfor. Dette kan ikke vi som CISV Norge avgjøre alene, ettersom vi er flere medlemsland i CISV.
Beslutningen om å avlyse alle program for sommeren 2020 ble tatt av governing board (internasjonale styret) den 28 Mars i år. Som for oss alle var COVID-19 en situasjon som kom uventet, og det jobbes kontinuerlig med å løse situasjonen og svare på spørsmål som dukker opp. Akkurat nå er fokuset hos internasjonalt nivå på å redde økonomien til CISV, både internasjonalt, nasjonalt og lokalt. Internasjonalt har man permittert de 15 ansatte på hovedkontoret i Newcastle i hele mai, mot 80% lønn utbetalt av den britiske stat som en del av en økonomisk redningspakke. På et nasjonalt plan jobbes det med å kartlegge hvilke medlemsland som sliter mest. I tillegg opplever noen medlemsland at medlemmer melder seg ut av CISV. Vi er en organisasjon avhengig av våre flotte frivillige og den innsatsen dere gjør for at leire blir arrangert. Vi kan ikke arrangere leir og sende delegasjoner uten medlemmene våres.
Som Knut og Eirin nevnte tidligere så opplever mange medlemsland økonomiske utfordringer. Dette kan påvirke leirsyklusen, men det kan også kreve mer av oss i henhold til å arrangere flere leire enn vi pleier. Det er ikke noe vi MÅ gjøre, men om lag ser at man har mulighet til det så er det positivt. Grunnen til at jeg sier dette er ikke fordi vi sliter, men heller fordi vi er et medlemsland som klarer oss helt fint og kan heller være med på å støtte og bidra.
Ettersom vi er del av en større internasjonal organisasjon så er det et stykke puslespill som skal settes sammen for å arrangere leire og sende delegasjoner. Dette puslespillet må det nå jobbes med av det internasjonale kontoret i samarbeid med det internasjonale styret for at det skal gå opp. Grunnet permitteringen av det internasjonale kontoret i mai, vil denne prosessen forsinkes. Derfor har vi ingen svar per dags dato om hvordan leirene ser ut neste år, men det blir nok en ny runde med trekking og en ny runde med å sette sammen delegasjoner i de ulike lagene.
Spørsmål vi mottok under møtet:
Vil vi ha nasjonale leirer i Norge i sommer?
Det er dessverre ikke mulig med leir i Norge per dags dato med dagens smittevernregler.
Men vi oppfordrer til å være kreativ og ta initiativ til lokale aktiviteter. For 2021 vil vi se på muligheten til å arrangere flere leirer i Norge slik at flere får dratt på leir. Men for å få til dette trenger vi frivillige krefter – til leirkomite, vertsfamilier, stab på leirer og vi trenger delegasjonsledere. Og det håper vi alle kan hjelpe oss med å få til, slik at vi kan holde flere leirer.
Spørsmål om poengberegning:
Hvert fylkeslag får poeng for å arrangere ting og med de poengene kan man kjøpe seg plass på ulike leire. Hvordan det blir neste år vet vi ikke enda med sikkerhet.
CISV internasjonalt har nå bekreftet at for 2021 vil vi få poengene vi ville fått dersom 2020 hadde gått som normalt. Sentralstyret ønsker å gjøre det samme for lagene internt i CISV Norge. Altså vil man få de poengene man skulle fått dersomt korona ikke hadde skjedd.
De som valgte å avlyse leirer selv før beslutningen om avlysning kom fra CISV internasjonalt vil tape poengene sine på lik linje som de ville gjort om korona ikke hadde skjedd.
Vil de som fikk plass i år, få plass neste år?
Vi kan dessverre ikke love at de som egentlig fikk plass på et 2020 program som ble avlyst vil få plass på et program i 2020. Det jobbes med å finne alternative løsninger, ved blant annet å styrke lokal aktivitet. Men å gi førsterett på leir til neste år vil nok ikke bli mulig. Dette er noe vi må ofre for å kunne fungere som organisasjon.
Men alle jobber veldig hardt med å finne alternativer slik at de som gikk glipp, allikevel kan få en CISV-opplevelse. For alle som er 11 i sommer, så vil det uansett være programmer for barn som er 12 til neste år (Youth meeting).
Kommer vi til å se bort fra aldersgrenser?
Det er dessverre ikke opp til CISV Norge å bestemme reglene for alder, der må vi følge de reglene som blir satt av CISV Internasjonalt. Vi har ingen konkrete svar på dette per dags dato, men vi vil oppdatere lagene våre, og www.cisv.no så fort vi vet noe konkret.
Har vi i CISV Norge en offisiell mening om poengberegning og plasstildeling?
Vi har spilt inn at kanskje kan man kjøre overgangsreglene på alder fra 2020, i 2021 i stedet. Vi har også spilt inn at i forhold til poengberegning så kan det være lurt å fortsette som om ting gikk som vanlig i år. Fått gode tilbakemeldinger på det.
Hva er youth meeting?
Et program for flere aldersgrupper. En kortere leir som kan vare i 1 eller 2 uker for aldergruppen 12-13, 14-15 og 16-18. Les mer her: https://cisv.no/youth-meeting/
Oversikt over CISV program per aldersgruppe:
Se en oversikt over under hvilke programmer som er tilgjengelig for de ulike aldersgruppene
Barneleir for 11 åringer
Youth meeting for 12-13 åringer, 14-15 åringer.
Interchange for 12-13 åringer og 14-15 åringer.
Step Up for 14 eller 15 åringer.
Youth Meeting for 16-18 åringer
Juniorleder: 16,17 år og frem til man er 18 år.
Seminarleir: 17 – 18 år
Over 21: kan være i lederposisjoner, stab eller delegasjonsleder. Som 19-åring kan du være juniorstab
Link til oversikt over alle de ulike aktivitetene: https://cisv.no/aktivitetsoversikt/
Når er fristen for å vite om vinterprogrammene vil gå eller ikke?
Ikke satt en frist enda og vi jobber fortsatt som om det vil bli leir.
I september og i løpet av høsten vil i vite enda mer om det blir vinterleirer. Men vi følger med og det blir ikke arrangert leirer i vinter med mindre det er trygt.
Vi fikk beskjed 1.mai 2020 (etter medlemsmøtet) fra CISV International om at ingen må booke billetter til vinterprogrammene før 1.september 2020. Og det er svært viktig at lag og deltakere sjekker med CISV Norge før man eventuelt bestiller billetter i september for å høre om vi har noen ny informasjon.
Bli gjerne med på vårt digitale landsmøte lørdag 6 juni
